Die Budgetierung und Unternehmensplanung sind eine Anforderung, die jeder Kreditnehmer mit Sorgfalt und Professionalität erfüllen muss, denn die Qualität hat einen direkten Einfluss auf seine Bonität. Was genau ist also eine Budgetierung und was sind die Arbeitsschritte in dem Teilprozess der Unternehmensplanung?

Definition Budgetierung

Die Budgetierung ist ein Teilprozess aus der Unternehmensplanung und der Unternehmenssteuerung.  Die Budgetierung fasst alle Tätigkeiten zusammen, die notwendig sind, um Budgets zu erstellen, zu genehmigen, die Verwendung zu verfolgen und die Einhaltung von vereinbarten Limits nachzuvollziehen.

Budgets sind Planungen, die sich auf Kosten, Leistungen, finanzielle Ressourcen und Zeiträume beziehen. Man baut Budgets immer auf Annahmen auf, die Parameter für die Planungsszenarien sind. Diese Budgets kann man für einzelne Unternehmensbereiche, Abteilungen, Kostenstellen, Profit Center oder das Gesamtunternehmen aufstellen. Als Zeiträume kann man Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr wählen. In einzelnen Fällen, zum Beispiel bei kurzfristigen Liquiditätsplanungen, kann man Budgets auch für Kalenderwochen aufstellen.

Was sind die Aufgaben und Ziele der Budgetierung?

Budgets sind die Basis, wenn man eine Unternehmensplanung erarbeiten möchte. Im Vordergrund stehen:

• realistische und motivierende Ziele setzen
• Mitarbeiter in den Führungspositionen einbinden und motivieren
• Teilpläne bilden und mit dem Unternehmensplan abstimmen, die betrieblichen Ressourcen verteilen
• Maßstäbe für die Beurteilung von Leistungen setzen, in dem man Zielwerte definiert, beispielsweise für Umsätze und Kosten
• Eine Datenbasis schaffen, mit der die Geschäftsleitung das Unternehmen steuern kann
• Den zukünftigen Finanzbedarf ermitteln und die Teilbudgets so harmonisieren, dass die betrieblichen Möglichkeiten berücksichtigt werden

Wie erfolgt die Budgetierung?

Die Budgetierung erfolgt in der Regel in mehreren Stufen und für die einzelnen Unternehmensbereiche. Es ist auch eine Frage des Führungsstils, wie die Geschäftsführer oder Inhaber die zweite Führungsebene in die Budgetierung einbeziehen.

Bei der Top-Down Budgetierung gibt die Unternehmensleitung die Ziele für das Gesamtunternehmen und die Teilbereiche vor. Wenn man so vorgeht, behält man das große Ganze im Blick, man kann aber im Einzelnen die Situationen und Anforderungen nicht richtig einschätzen.

Bei der Bottom-Up Budgetierung erstellen die Bereichsverantwortlichen in der Regel Budgetvorschläge. Es ist die Aufgabe der Geschäftsleitung, diese einzelnen Budgets zu einem Gesamtbudget zusammenzufassen und gegebenenfalls in die Diskussion über die Teilpläne zu gehen. Mit dieser Vorgehensweise läuft man Gefahr, die übergeordnete Sichtweise zu verlieren.

Das Gegenstromverfahren bietet eine Lösung an, in dem beide Budgetierungsverfahren parallel verlaufen. Annäherungen an die Anforderungen eines Teilbereiches und an die Anforderungen des Gesamtunternehmens sind die wichtigen systematischen Schritte.

Ein Schwerpunkt der Budgetierung ist die Bestimmung und Zuordnung von nicht auftragsbezogenen Kosten. Hier ist es sinnvoll, in das Detail einzusteigen, die Kostenpositionen im Einzelnen auf den Nutzen zu hinterfragen und Alternativen zu suchen.

Was sind die Anforderungen an Budgets?

• Budgets müssen eindeutig und klar sein. Man muss sie also einem Leistungsbereich eines Unternehmens, einer Kosten- oder Leistungsart und einer Zeiteinheit zuordnen. Es muss einen eindeutigen Verantwortlichen dafür geben, dass diese Budgets berücksichtigt und eingehalten werden.
• Budgets müssen so konkretisiert werden, dass sie messbar sind. Es geht um Zahlen, Daten und Fakten und nicht um Eventualitäten.
• Wenn eine Person für die Budgets verantwortlich ist, müssen die Prozesse so ausgerichtet werden, dass diese Person auch beeinflussen kann, dass die Budgets berücksichtigt und eingehalten werden.
• Für Budgets gilt das gleiche wie für alle Ziele, sie müssen also realistisch und erreichbar sein, sie müssen jedoch auch zur Leistung motivieren.
• Es ist ein Vorteil, wenn der Budgetverantwortliche in den Prozess der Budgetierung eingebunden wird. Die Budgets müssen dem Verantwortlichen auch einen Handlungsspielraum geben, damit er unternehmerische Verantwortung und Initiative entwickeln kann.
• Budgets sind nicht in Stein gemeißelt, sondern man muss sie an veränderte Gegebenheiten flexibel anpassen. Auf der anderen Seite irritieren häufige Änderungen in den Budgets die Verantwortlichen und es ist eine Kontinuität wichtig. Daher müssen Änderungen nachvollziehbar kommuniziert und gut abgewogen werden.

Was sind die Herausforderungen bei der Budgetierung?

• The same procedure as last year? Wenn die Budgets sich nur an den Vergangenheitsdaten orientieren, werden die aktuellen Möglichkeiten, Notwendigkeiten und Herausforderungen ignoriert. Die Budgetierung verfehlt jede Wirkung. Die Steuerung des Unternehmens erfolgt mit Daten, die nicht belastbar sind.
• Wenn der Unternehmer sich in Budgetierung an den Vorjahresdaten orientiert, bleibt der Status Quo erhalten, jedoch werden die Potentiale zur Kosteneinsparungen nicht genutzt.
• Wenn Budgets Hierarchien und Herrschaftsansprüche widerspiegeln, ist dies für das Unternehmen schädlich. Die Ressourcen werden dann nicht danach vergeben, womit man optimal die Erreichung der betrieblichen Ziele unterstützt. Mit der Budgetvergabe werden Machtkämpfe ausgefochten, die eine ungünstige Auswirkung auf das Unternehmen haben.
• Es ist eine Gefahr, dass Budgets verschwendet werden. Wenn die Budgetverantwortlichen die zugesprochenen Mittel in einen Zeitraum nicht vollständig einsetzen, befürchten sie eine Kürzung der Budgets in der Zukunft. Um dies zu vermeiden, werden alle Mittel eingesetzt, ohne dass der Nutzen hinterfragt wird. Dies steht einer kostenbewussten Unternehmensführung entgegen.
• Neue Leistungsbereiche unterliegen im Budgetierungsprozess oft, wenn ein Wettkampf um die Ressourcen und Mittel den altgedienten und bewährten Bereichen eintritt. Dies ist so, weil die jungen Bereiche weder einen Status noch einen Herrschaftsanspruch etablieren könnten. Dies führt dazu, dass Neues „klein gehalten“ wird und Altes eine „künstliche Beatmung“ erhält.

Was sind die Teilpläne bei der Budgetierung?

Der Investitionsplan beschreibt, in welche Maschinen, Anlagen, Fahrzeuge, Einrichtungen und andere Anlagegüter man investieren und welche Desinvestitionen, also Verkäufe man vornehmen möchte.

Beim Finanzierungs- und Liquiditätsplan geht es darum, mit welchen kurzfristigen und langfristigen Mitteln man den Bedarf decken möchte, welche Kosten daraus entstehen und welche Zu- und Abflüsse, also beispielsweise durch Neuaufnahme oder Tilgung, verbunden sind. Der Finanzierungsplan bezieht ebenfalls der erzeugte Cash-Flow aus dem operativen Bereich mit ein.

Der Entwicklungsplan definiert, welche neuen Leistungen die verschiedenen Bereiche entwickeln sollen und welche Kosten und Kapazitäten sie dafür nutzen können. Aus dem Entwicklungsplan werden interne Entwicklungsaufträge erzeugt, für die im Einzelnen Kapazitäten und Kosten geplant und eingesetzt werden.

Der Vertriebs- und Umsatzplan bezieht sich meist auf Leistungen, Märkte, Preise und Vertriebswege.

Der Materialplan beschreibt, was die Erwartungen an den Materialeinkauf, an den Materialeinsatz, an die Veränderungen der Bestände und die Fremdleistungen sind.

Welche Mitarbeiter und Kapazitäten erbringen die Leistungen? Welche Kosten setzt man dafür ein? Dies zeigt der Fertigungsplan.

Der Absatzplan beinhaltet alle Maßnahmen des Marketings, der Werbung und Kommunikation und der Distribution.

In einem Fertigungsplan bezieht man sich auf die Fertigungskapazitäten, die umsatzbezogenen und die fixen Kosten der Fertigung wie Instandhaltung und Reparaturen, aber auch Werkzeuge und Vorrichtungen.

Mit einem Fixkostenplan beschreibt man, welche Fixkostenarten eingesetzt werden sollen, damit die Strukturen für die Leistungserstellung und die Administration geschaffen werden.

Budgetierung – eine Bewertung

Für ein Unternehmen ist die Budgetierung ein wirklich bedeutender Schritt in der Unternehmensplanung und der Unternehmenssteuerung. Die Auswirkungen der Budgetierung sind sehr weitreichend. Man kann neue Chancen wahrnehmen, weil Mittel und Kapazitäten bereitgestellt werden. Oder man kann sie übersehen und durch Unachtsamkeit klein halten. Eine gute und verlässliche Budgetierung und Planung gibt Sicherheit. Dies motiviert Führungskräfte. Unternehmer können sich durch eine sinnvolle Budgetierung wichtige Optionen für die Zukunft erschließen.