Ein Projektablaufplan baut auf einem Projektstrukturplan auf. Wenn die Struktur eines Projektes steht, kann man als nächsten Schritt die Arbeiten mit Terminen unterlegen und den Ablauf planen. Man teilt die Arbeiten in die einzelnen Arbeitspakete auf. Dann bildet man den zeitlichen Ablauf ab. Es ist verbreitet, dass man den Projektablaufplan in einem Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) darstellt.
Einen Projektablaufplan erstellen
Projektablaufplan – einzelne Arbeitspakete konkretisieren
Wenn man in einem Projektstrukturplan die Aufgaben definiert hat, setzt man diese in immer kleinere Einheiten bis zu kleinen einzelnen Arbeitspaketen um. Aus den Terminen, Dauern, Abhängigkeiten und Reihenfolgen erarbeiten man danach den zeitlichen Ablauf eines Projektes. Die einzelnen Arbeitspakete haben eine dynamische Beziehung zueinander.
Elemente in einem Balkendiagramm
Die Elemente in einem Balkendiagramm sind tabellarisch angeordnet. Ganz links beginnt die Tabelle mit einem Textteil mit den Sammelvorgängen und ihren einzelnen Vorgängen. In der nächsten feineren Ebene sind die einzelnen Aufgaben oder Aufgabenpakete definiert.
Termine und Beziehungen in einem Balkendiagramm
Damit das Projekt und die einzelnen die Aufgabenpakte planbar werden, legt man die Termine, Dauern und Abhängigkeiten fest. Terminarten und Fristen sind Start- und Endtermin sowie Dauer. Die Terminierung kann dynamisch sein. Da Meilensteine lediglich den Eintritt eines Ereignisses dokumentieren, können keine eigene Dauer haben.
Meilensteine in einem Projektablaufplan
Wenn es wichtiges Zwischenziel in einem Projekt gibt, werden diese als Meilensteine definiert. Ein Projekt besteht aus verschiedenen einzelnen Etappen und Meilensteine unterteilen diese Etappen. Wann immer es möglich ist, sollte man Meilensteine deshalb mit Terminen unterlegen. Wenn ein Projektleiter den Fortschritt eines Projektes überwachen und den Trend analysieren möchte, kann er dies am einfachsten anhand der Meilensteine machen.
Damit eine Eindeutigkeit in den wichtigen Meilensteinen sichergestellt ist, sollte man achtsam mit dem Formulieren sein. „Konstruktion“ ist kein eindeutiger Meilenstein, genauso wenig ist es „Abnahme“. Eindeutig ist „Konstruktion liegt vor“ mit dem Beleg Konstruktionszeichnung oder Konstruktionsdaten oder „Abnahme ist erfolgt“ mit dem Beleg „Abnahmeprotokoll des Kunden“.
Anwendung eines Projektablaufplanes
Ein Projektablaufplan unterstützt darin, beispielsweise die Terminierung der Aufgaben für die Auftragsabwicklung einer Maschine richtig durchzuführen, die Ressourcen (Personal, Montageplätze oder Einkaufsbudget) richtig einzusetzen und die bedeutenden Ereignisse bis zur Abnahme sicher im Blick zu haben.
Aus Sicht des Controllings betrachtet man die Entwicklung der angefangenen Arbeiten und den Einkauf oder die Lagerentnahmen bis hin zur Abnahme und der Schlussrechnung. Seitens der Auftragsfinanzierung blickt man auf die Zahlungsströme, also die Anzahlungen der Kunden bis zur Schlussrechnung, die Dauer der Ausführungsbürgschaften, die Anzahlungen an die Lieferanten, der Einkauf sowie die auftragsbezogenen Kosten, beispielsweise Fracht, Versicherung oder Zoll.
Die Vorwärtsterminierung
Bei einer Vorwärtsterminierung verarbeitet man die Starttermine und die Dauer sowie die Abhängigkeiten. Dadurch erhält man als Resultat die Endtermine für die jeweiligen Arbeitspakete, Vorgänge und Sammelvorgänge. Wenn ein Unternehmen mit der Konstruktion einer Presse an einem gegebenen Tag beginnt und die Arbeiten 60 Arbeitstage dauern, kann die Konstruktion frühestens in 60 Arbeitstagen an die Fertigung übergeben werden. Hier wird übrigens die Parallelbearbeitung interessant. Aus diesen Terminen und Bearbeitungsdauern ergibt sich der früheste Starttermin für die Fertigung.
Die Rückwärtsterminierung
Wenn man von einem gegebenen Endtermin aus eine Rückwärtsterminierung in einem Projektablaufplan durchführt, verarbeitet man die Endtermine und Dauern zu Anfangsterminen. Beispielsweise muss die Aufgabe „seefestes Verpacken der Maschine“ spätestens am ersten Tag einer Kalenderwoche beginnen, wenn der Vorgang 4 Werktage dauert und der Versand am letzten Tag der Kalenderwoche erfolgen soll.
Man kann aus einem Projektablaufplan die zeitlichen Puffer zwischen den aufeinanderfolgenden Aufgaben erkennen. Wenn es eine Folge von Aufgaben gibt, die keinen Puffer haben, spricht man von einem Pfad. Wenn der Projektleiter diesen kritischen Pfad kennt, kann er seine Aufmerksamkeit darauf richten, dass alle Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt starten können und alle Ressourcen zur Verfügung stehen.
Projekte verändern sich jedoch sehr dynamisch. Dies ist sicher eine der wichtigsten Einsichten. Daher ist es eher wichtig, die Meilensteine und die Aufgaben entlang des kritischen Pfades eng im Blick zu bewahren und flexibel auf die neuen Gegebenheiten einzugehen.
