Kostentreiber und Prozessanalyse

Kostentreiber sind das mengenmäßige Ergebnis einer Aktivität oder eines Prozesses und sie haben eine proportionale Auswirkung auf die Kosten eines Unternehmens. Sie sind die Bezugsgröße in der Prozessanalyse. Kostentreiber sagen aus, warum Kosten anfallen. Sie sind die Bezugsgröße, wenn man Gemeinkosten beanspruchungsgerecht auf die Kostenstellen oder Kostenträger verteilen soll. Sie sind deshalb bedeutend für die Kostenbeeinflussung in Prozessen und Aktivitäten.

Ein Kostentreiber für die Aktivität „Warenannahme“ kann die „Anzahl der Wareneingänge“ sein. Die Annahme ist, dass jeder Wareneingang die Tätigkeit „Warenannahme“ auslöst. Mit anderen Worten: Verändert man die Anzahl der Wareneingänge, so beeinflusst man damit direkt die Aktivitäten der Warenannahme.

Ein Kostentreiber für die Aktivität „Kalkulation“ der Arbeitsvorbereitung kann die Anzahl der „Anlage und Kalkulation von Varianten“ für einzelne Baugruppen oder ganze Maschinen sein.

Jede Variante mit deren abweichenden Stücklistenteilen und Arbeitsgängen löst eine Tätigkeit der Arbeitsvorbereitung mit der Tätigkeit „Variante anlegen und kalkulieren“ aus. Erhöht sich also die Anzahl der Varianten, dann wirkt sich dies direkt auf die Anzahl der Aktivitäten der Arbeitsvorbereitung aus.

Was sind Kostentreiber in der Prozesskostenrechnung?

Kostentreiber sind Aktivitäten, die bislang nicht direkt kalkuliert wurden. Für sie werden in der Prozesskostenrechnung Kostensätze als Bezugsgröße ermittelt. Sie müssen verschiedene Kriterien erfüllen, zum Beispiel müssen sie einen bedeutenden Anteil an den Gesamtkosten verursachen. Definiert man die Kostentreiber als Bezugsgröße, so lassen sich Einzelkosten für die in dem Unternehmen geltenden Prozesse bedarfsgerecht den einzelnen Kostenstellen oder auch den Kostenträgern, also Produkten zuordnen. Somit ersetzten Kostentreiber die bislang in der traditionellen Kostenrechnung verwendeten Gemeinzuschlagssätze. Die Arbeitsvorbereitung wird in diesem Fall nicht als Teil der Fertigungsgemeinkosten, sondern als Kostensatz für deren Aktivitäten für ein Produkt kalkuliert. Der Einkauf wird nicht als Materialgemeinkosten, sondern aufgrund der Anzahl der Bestellpositionen kalkuliert. Wenn die Stückliste eines Herstellers von Halbleitern im Projektgeschäft mehrere Hundert Positionen umfasst, die der Einkauf anfragen, verhandeln und bestellen muss, ist eine bedarfsgerechte Kalkulation sinnvoll und notwendig.

Kostentreiber in der Prozessanalyse identifizieren und überprüfen

Im Rahmen der Prozesskostenrechnung werden in der Prozessanalyse für die unterschiedlichen Aktivitäten unterschiedliche Kostentreiber identifiziert. Es ist auch möglich, dass für eine Aktivität mehrere mögliche Kostentreiber in Frage kommen können.

Einige typische Kostentreiber, die in KMU’s häufig vorkommen:

  • Geplante Instandhaltungen an Maschinen organisieren und ausführen
  • Ungeplante Instandhaltungen und Reparaturen an Maschinen ausführen
  • Baugruppen oder Artikel anlegen
  • Angebote erstellen oder Aufträge erfassen
  • Preisanfragen versenden und auswerten oder Bestellungen erfassen
  • Wareneingang prüfen und Reklamationen erstellen
  • Waren einlagern und Zugänge erfassen
  • Gruppen- und Abteilungswechsel von Fertigungsaufträgen veranlassen und durchführen
  • Aufträge für Nacharbeit anlegen und Arbeitsgänge definieren
  • Teillieferungen an den Kunden kommissionieren und ausführen

Weitere Beispiele für Kostentreiber sind: Bestellungen im Teilprozess „Bestellungen bearbeiten“, Schulungstage für den Teilprozess „Schulungen planen“ oder Firmenfahrzeuge für den Teilprozess „Leasing-Verträge verwalten“.

Kriterien zur Auswahl geeigneter Kostentreiber in der Prozessanalyse

Damit die Prozesskostenrechnung übersichtlich bleibt, sollte man nur die bedeutenden Kostentreiber berücksichtigen. So können beispielsweise in einem mittelständischen Unternehmen ca. 20–30 identifizierte Kostentreiber völlig ausreichen, um einen bedeutenden Anteil der Gemeinkosten abzubilden. Grundsätzlich gilt: Je höher die gewünschte Genauigkeit des Kostenrechnungssystems sein soll, desto mehr Kostentreiber kommen zwangsläufig zum Einsatz.

Die Prozesskostenrechnung beginnt mit der Prozessanalyse für die unterschiedlichen Aktivitäten und deren unterschiedlicher Kostentreiber. Es ist auch möglich, dass für eine Aktivität mehrere mögliche Kostentreiber in Frage kommen können.

In der Auswahl von geeigneten Kostentreibern sollte man sich an den drei folgenden Kriterien orientieren:

  • Die Kostentreiber sind erkennbar und verständlich
  • Sie verändern sich proportional zur Beanspruchung der Ressourcen
  • Die Kostentreiber können mit geringen Kosten und nachvollziehbar danach analysiert werden. was die Anzahl, also die Mengen der Aktivitäten sind.

Die Menge der Kostentreiber für die Prozessanalyse des Vertriebsinnendienstes ermitteln

Die Aktivität „Angebote schreiben“ und die Zuordnung zu dem Kostentreiber „Anzahl der Angebote“  ist ein nachvollziehbares Beispiel.

  • Der Zusammenhang ist klar durchschaubar und verständlich.
  • Der Kostentreiber verhält sich proportional. Das bedeutet, je höher die Anzahl der Angebote, desto mehr Angebote müssen folglich auch durch den Vertriebsinnendienst erstellt werden. (Nicht so bei digital konfigurierten Produkten und automatisierten Angeboten).
  • Der Kostentreiber „Anzahl der Angebote“ ist relativ einfach zu bewerten. Die Anzahl ist also leicht zu ermitteln.

Um die Frage nach den Kosten eines Beschaffungsprozesses zu beantworten, betrachten wir hier den Kostentreiber „Anzahl der Bestellungen“.

Zunächst ist es notwendig, die Kostentreibermenge feststellen. Die Frage ist, wie viele Bestellungen man in einem Zeitraum, beispielsweise in einem Monat, durchgeführt hat. Günstig ist es, wenn man im Unternehmen die genaue Anzahl der Bestellungen durch die IT automatisiert ermitteln kann. Wenn dies nicht möglich ist, kann man die Kostentreibermenge notfalls ebenso durch manuelles Zählen ermitteln.

Die Menge der Kostentreiber für die Prozessanalyse des Einkaufs

In der Kostenstelle Einkauf werden unter anderem die Eingangsrechnungen der Lieferanten geprüft. Die Kosten des Prozesses „Eingangsrechnungen prüfen“ hängen von der Anzahl der zu prüfenden Rechnungen ab. Damit sind die Kosten leistungsmengeninduziert (lmi). Sie verändern sich also in Abhängigkeit von der Menge und sind nicht statisch.

Anders sieht dies bei den Kosten des Einkaufsleiter aus. Er verursacht Kosten, die nicht von der Anzahl der zu prüfenden Eingangsrechnungen abhängen. Diese Kosten sind also statisch, mit anderen Worten: sie sind leistungsmengenneutral (lmn-Kosten).

Leistungsmengenneutrale Prozesskosten sind also unabhängig von den für den Prozess beanspruchten Kostentreibern.

Wenn es sich jedoch um leistungsmengeninduzierten Prozesskosten handelt, können Kostentreiber ermittelt und deren Kostensätze eingesetzt werden.

Was ist ein Kostentreiber aus Sicht der Kostenrechnung?

Ein Kostentreiber eines Prozesses ist eine messbare Größe für das Ergebnis dieses Prozesses.

Der Kostentreiber ist ein Maß für den notwendigen Ressourceneinsatz und damit für die Höhe der Kosten, die aufgrund dieses Prozesses verursacht werden.

Für die Prozesskostenrechnung bedeutet das: Ein Kostentreiber (engl. Cost Driver) ist also die Bezugsgröße, um einen Teil der Gemeinkosten verursachungsgerecht auf die Kostenträger zu verteilen (Variante nicht automatisch anlegen und kalkulieren, 180 Minuten, 360 Euro). Mit Kostentreibern und deren Kostensätzen werden die Endprodukte zutreffender mit Kosten belastet.

Was sind die Vorteile einer Kalkulation mit Prozesskosten?

Ein Teil der Unternehmen kalkuliert mit sogenannten Marktpreisen oder Erfahrungswerten. Dies soll den Vorteil haben, dass man sich nach dem Wettbewerb richtet und die Auftragswahrscheinlichkeit erhöht. Allerdings erkauft man sich die Aufträge und kann nicht beurteilen, ob die Kosten eines Arbeitsganges tatsächlich gedeckt sind.

Andere Unternehmen rechnen mit detaillierten Maschinenstundensätzen und errechnen die genauen Kosten für einen Arbeitsgang, ein Teil oder eine Baugruppe. Dann macht der Vertrieb seine Zu- und Abschläge.

Wer jedoch die Gemeinkosten der Arbeitsvorbereitung, des Einkaufes oder des Vertriebsinnendienstes verursachergerecht kalkulieren möchte, muss die Prozesse und die Kostensätze der Kostentreiber berücksichtigen.

Eine über den Produkt Konfigurator erstellte Variante und ein automatisiertes Angebot per E-Mail bieten Kostenvorteile, die korrekt kalkuliert und im Preiswettbewerb erfolgreich eingesetzt werden können.

Automatisierte Analyse mit Process Mining

Die Analyse von Kostentreibern ist ein zentrales Element der Prozesskostenrechnung. Die Prozessanalyse-Technologie „Process Mining“ kann KMU’s bei dieser Aufgabe und Herausforderung unterstützen.

Mit der Einführung der Prozesskostenrechnung wird stets eine genaue Analyse der Tätigkeiten und der Abläufe in den einzelnen Teilbereichen notwendig. Eine unterstützende Methode ist das Process Mining. In IT-Systemen kann man es also mit einer automatisierten Analyse der tatsächlichen Prozessflüsse vereinfachen, die Menge der Kostentreiber zu ermitteln und dadurch folglich die Analyse von Prozesskosten um ein Vielfaches vereinfachen und beschleunigen. Falls Sie jedoch noch nicht sicher sind, wo Sie mit dem Thema Prozesskostenrechnung beginnen sollen –  wir unterstützen Sie auf Anfrage mit einer Checkliste mit praktischen Hinweisen und Fragestellungen, je nach Geschäftsmodell und Branche.

Hier gelangen Sie zu unserem kostenlosen Excel-Tool, mit dem Sie Ihren Maschinenstundensatz überprüfen können.

Sie möchten jedoch auch den Werker-Stundensatz ermitteln? Dann gelangen Sie hier zu unserem kostenfreien Excel-Tool für Werker-Stundensätze.

Die Maschinenstundensätze werden in Fertigungsunternehmen eingesetzt, die stark von Maschinen und Automatisierung geprägt sind. Dies sind beispielsweise die Press- und Stanztechnik, die Blech- und Umformtechnik, der Werkzeugbau oder die Kunststofftechnik. Auch bei der Produktion von Rohstoffen, elektronischen Bauteilen, Bekleidung oder Lebensmitteln führen Maschinenstundensätze zu genaueren Kosteninformationen und besseren Preisen.

Nutzen Sie unsere Erfahrungen in der Kalkulation von Variantenkosten

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Ist es Ihre Aufgabe, eine bessere Preiskalkulation aufzubauen? Dann könnte diese unserer Leistungen Ihnen weiterhelfen.
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