Kalkulation von Maschinen – kostenfreies Excel-Tool

Kalkulation von Maschinen – kostenfreies Excel-Tool für KMU’s. Die Kalkulation von Maschinen und Anlagen muss mit einer einheitlichen Struktur und qualifizierten Stammdaten erfolgen, so dass die Ergebnisse der Kalkulation nachvollziehbar sind. Ansätze zur Kostenverbesserung sind ebenso wichtig wie bekannte Spielräume in Verhandlungen bis zur definitiven Preisuntergrenze.

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Wie ist der Aufbau der Vorkalkulation einer Maschine

Die Kalkulation einer Maschine berücksichtigt die Stufen der Auftragsausführung. Dies sind die Fertigung im Haus zu Herstellkosten, die Montage und Inbetriebnahmen zu Herstellkosten, die Kosten der Warenabgabe, die Verrechnungssätze für die allgemeine Entwicklung, die Verwaltung und den Vertrieb sowie Wagnis und Gewinn. Es ist ebenso wichtig, die Herstellkosten im Haus und die Herstellkosten der Montage und Inbetriebnahme klar zu trennen.

Unterscheidet das Schema nach direkten und indirekten Kosten (Aufschläge, Verrechnungen), dann liegen wichtige Informationen vor, damit der Vertrieb sich für Preisverhandlungen vorbereiten kann.

Die Fertigung einer Maschine im Haus

Häufig kalkulieren die Maschinenhersteller die Kosten des Projektmanagements als Fertigungsgemeinkostenzuschlag. Die Annahme ist, dass Maschinen mit einem hohen Preis auch eine intensive Projektbetreuung erfordern. Tatsächlich können Maschinen im Standard mit umfangreicher Peripherie einen hohen Preis haben, während die Projektbetreuung ohne besonderen Aufwand erfolgen kann. Dagegen können kleine Anlagen einen sehr hohen Aufwand für das Projektmanagement bedeuten, insbesondere wenn eine Integration in einen umfassenden Fertigungsprozess erfolgen muss und die bestehende Peripherie genutzt werden muss. Hier geben wir also die klare Empfehlung, das Projektmanagement direkt zu kalkulieren und die eingesetzten Stunden auszuwerten.

Der Aufwand für die Entwicklung oder Anpassung von Steuerungen muss also getrennt davon kalkuliert werden, was als Standard und allgemeine Komponenten eingesetzt werden. Auch hier ist es demzufolge fahrlässig, mit einfachen Zuschlägen zu arbeiten. Die Entwicklungskosten müssen realistisch, aber eng kalkuliert und in der Auftragsausführung ausgewertet werden.

Die Montage und Inbetriebnahme

Die Materialeinzelkosten sind in Standardstücklisten erfasst, oft sind es jedoch auch Erfahrungswerte. Häufig hat der Kalkulator allerdings keine genaue Kenntnis der Gegebenheiten vor Ort. Gegebenenfalls müssen für die Montage und die Inbetriebnahme aber auch Leistungen von Dritten bezogen werden. Die Reiseplanung, also der geplante Personaleinsatz und die daraus resultierenden Kosten können direkt kalkuliert werden, ein Aufschlag ist hier nicht sinnvoll.

Die Kosten der Warenabgabe einer Maschine

Die typischen Kosten der Warenabgabe einer Maschine sind also die Transportkosten, die Transportverpackung, die Versicherung, und eventuelle Zölle. Weil diese Kosten in jedem Auftrag direkt kalkuliert werden, müssen hierfür gesonderte Kostenarten im Rechnungswesen geführt werden, um eine Abgrenzung zu den nicht direkt kalkulierbaren Frachten oder Zöllen zu schaffen. Zu den direkten Kosten gehören ebenso das Handbuch in seiner Übersetzung, die Schulungstage und die Provisionen.

Betriebsabrechnungsbogen und Kalkulationsschema abstimmen

Wer mit einem detaillierten Kalkulationsschema und differenzierten Kalkulationssätzen arbeitet, muss jedoch im Vorfeld seine Kostenstellenrechnung und seinen Betriebsabrechnungsbogen abstimmen.

Aus dem Kalkulationsschema ergibt sich daher ein Mindestumfang an Kostenstellen. Diese sind:

Allgemeine Kostenstellen:

Dies sind Allgemeiner Betrieb, Arbeitsvorbereitung, allgemeine Entwicklung, ebenso das Qualitätsmanagement

Direkt kalkulierte Kostenstellen im Haus:

Die Fertigung, also die Handarbeitsplätze und die einzelnen Maschinen

Projektmanagement, das heißt die Ingenieure in der Auftragsbetreuung

Software / Steuerung / Entwicklung, folglich die Programmierung für diesen Auftrag

Montage / Vormontage, Versandvorbereitung, also die letzten Arbeitsgänge bis zum Verladen der Maschine

Direkt kalkulierte Kostenstellen Montage:

Montage / Inbetriebnahme

Material und Fremdleistungen

General Services:

Sales, Entwicklung allgemein, IT Service, Marketing, Finance/Accounting, HR Human Resources, Management, folglich die allgemeinen Verwaltungs- und Supportleistungen

Der Kalkulationsmonitor

Das Kalkulationsschema errechnet also einen Zielverkaufspreis. Selten entspricht dieser Kalkulationswert jedoch dem Marktpreis. Wenn sich eine Über- oder Unterdeckung zwischen dem kalkuliertem Wert und dem am Markt durchsetzbaren Preis ergibt, ist ein Überblick über die Kalkulation nützlich. Es geht also darum, diese Differenz zu bewerten.

In einem konkreten Beratungsauftrag errechneten wir folgende Werte:

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