Vollzeitäquivalent

Das Vollzeitäquivalent, kurz VZÄ, ist eine Hilfsgröße, mit der man eine vergleichbare Anzahl der Beschäftigten ermitteln kann, auch wenn die Arbeitszeiten in der Woche und die Beschäftigungsmonate eines Jahres unterschiedlich sind. Aufgrund des Vollzeitäquivalent wird die Anzahl der Mitarbeiter verschiedener Unternehmen vergleichbar, auch wenn diese Arbeitnehmer mit unterschiedlichen Zeitmodellen arbeiten. Das Vollzeitäquivalent kann man auch nutzen, wenn man die Mitarbeiterkapazitäten eines Projektes mit einem anderen vergleichen möchte.

Wie berechnet man das Vollzeitäquivalent eines Mitarbeiters

Wenn sich die Betrachtung auf einen Tag bezieht, teilt man die Gesamtstundenzahl, die ein Mitarbeiter am Tag arbeitet, durch 8. Bezieht man sich auf eine Woche, dann teilt man die Gesamtstundenzahl durch 40. Wenn der Zeitraum ein Kalenderjahr ist, teilt man die Stunden eines Mitarbeiters durch 2080 (52 Kalenderwochen mit 40 Stunden pro Woche). Arbeitet ein Mitarbeiter also 40 Stunden über 52 Kalenderwochen, so beträgt das VZÄ 1,0.

Hat jedoch ein Mitarbeiter in 52 Kalenderwochen im Jahr täglich 7 Stunden gearbeitet, so hat dieser Mitarbeiter ein Vollzeitäquivalent (Umrechnungsfaktor) von 0,875 in Bezug auf eine Vollzeitstelle in diesem Unternehmen.

Vergleicht man verschiedene Stellen innerhalb eines Unternehmens, so bezieht man sich auf die Regelarbeitszeit einer Vollzeitstelle in diesem Unternehmen. Dies können beispielsweise 40 Wochenstunden sein. Ansonsten bezieht man sich auf den Tarifvertrag, der für die Branche gilt, also möglicherweise 37 Stunden pro Woche.

So werden die Mitarbeiterkapazitäten von Projektteams vergleichbar

In einem Projekt arbeiten ein Mitarbeiter Vollzeit und eine weitere Person in einer Teilzeitstelle mit 16 Stunden in der Woche. Vier weitere Mitarbeiter sind mit jeweils 10 Stunden in der Woche im Projekt tätig. 1 weiterer Mitarbeiter unterstützt an einem Tag in der Woche. In diesem Unternehmen beträgt die Wochenarbeitszeit 40 Stunden. Nach VZÄ berechnet werden in diesem Projekt 2,6 Mitarbeiter eingesetzt. Dies ergibt sich aus der Vollzeitkraft mit 1,0 VZÄ, einer Teilzeitstelle mit 0,4, 4 Mitarbeitern mit insgesamt 1,0 und einem weiteren Mitarbeiter mit 0,2.

Ein anderes Team arbeitet dagegen mit einem Projektleiter in Vollzeit und 5 Entwicklern, die jeweils an 5 Werktagen pro Monat für das Projekt eingeteilt sind. In diesem Projekt werden nach VZÄ 2,25 Mitarbeiter eingesetzt.

Eine vereinfachte Umrechnung für Teilzeitbeschäftigte

So kann man Teilzeitbeschäftigte und 450 Euro-Jobs vereinfacht in Vollzeitäquivalent umrechnen:

  • Mitarbeiter bis 20 Stunden = Faktor 0,5
  • Beschäftigte bis 30 Stunden = Faktor 0,75
  • Arbeitnehmer über 30 Stunden = Faktor 1
  • Mitarbeiter auf 450 Euro-Basis = Faktor 0,3

Weitere Anwendungen für das Vollzeitäquivalent

Wenn man die Anzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen oder in Projekten mit anderen vergleichen möchte, muss man berücksichtigen, dass die Arbeitszeiten in der Woche und die Beschäftigungsdauer innerhalb eines Jahres unterschiedlich sind. Mit Hilfe des Vollzeitäquivalent werden Vergleiche möglich, selbst wenn die Arbeitnehmer mit verschiedenen Zeitmodellen arbeiten. In Förderanträgen muss man häufig die Anzahl der Mitarbeiter nach VZÄ angeben.

Die KFW definiert Kleinstunternehmen, wenn die Mitarbeiteranzahl weniger als 10 ist, jedoch immer in Verbindung mit Grenzen für den Umsatz und die Bilanzsumme. Für kleine Unternehmen gilt die Grenze von 50 Mitarbeitern. Als mittleres gilt, wenn man die Schwelle von 250 Mitarbeitern nicht überschreitet. Hier bezieht man sich jedoch meist auf Jahresarbeitseinheiten, also die Zeit, die Mitarbeiter in einem Jahr tatsächlich beschäftigt waren.

Wenn es sich um einen Vollzeitmitarbeiter handelt, der in 12 Monaten eines Kalenderjahres im Unternehmen beschäftigt war, so berechnen sich 2.080 Vollzeitstunden (40 mal 52 Stunden). War der Mitarbeiter dagegen nur in 28 Kalenderwochen beschäftigt, so ergeben sich 1.120 Vollzeitstunden. Dieser Mitarbeiter kann daher in der Jahresbetrachtung mit einem Äquivalent von 0,538 berücksichtigt werden.

Die Mitarbeiterzahl nach Jahresarbeitseinheiten (JAE) bedeutet also die Anzahl der während eines Jahres beschäftigten Vollzeitarbeitnehmer. Teilzeitbeschäftigte und Saisonarbeiter berücksichtigt man nur entsprechend ihres Anteils an den JAE. Auszubildende werden indes meist nicht berücksichtigt.

In die Mitarbeiterzahl kann man folglich einrechnen:
Lohn- und Gehaltsempfänger,
weitere für das Unternehmen tätige Personen, die in einem Unterordnungsverhältnis zu diesem stehen und nach nationalem Recht Arbeitnehmern gleichgestellt sind
sowie mitarbeitende Eigentümer und Teilhaber, die eine regelmäßige Tätigkeit in dem Unternehmen ausüben und finanzielle Vorteile aus dem Unternehmen ziehen.

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