Projektkalkulation

Projekte sind zeitlich begrenzt. Wenn die Projekte einen eindeutigen Start und ein definiertes Ende haben, können die Verantwortlichen die Termine genau definieren. Projekte sind einmalig, sie beinhalten beispielsweise oft eine Neuheit. Sie nutzen jedoch auch begrenzte Ressourcen. Projekte haben ein klar definiertes Ziel. Sie sind interdisziplinär, bereichsübergreifend und komplex. Es besteht jedoch die Gefahr der Zielverfehlung bis hin zum Scheitern. Deshalb erfordern Projekte eine eigene Projektkalkulation und eine eigene Organisation.

Projektarten

Verantwortliche können Projekte für Entwicklungs-, Organisations- oder Veränderungsvorhaben führen.
Wir sehen Handelsaufträge als Handelsprojekt, wenn ein neues Produkt gefunden oder entwickelt werden soll und es ein enges Zeitfenster für die Vermarktung gibt. Diese Aufträge werden zumindest in der Art und dem Umfang nicht fortlaufend wiederholt. Sie sollten für das Unternehmen jedoch ein bedeutendes Volumen haben und es werden Risiken erwartet, die bewältigt werden müssen. Ein Beispiel sind Aufträge über einmalige Aktionen mit einer Handelskette wie Lidl, Aldi Tchibo und vergleichbare Unternehmen.
Im Maschinen- und Anlagenbau nutzen wir die Projektorganisation, wenn ein Auftrag weit außerhalb von Standards liegt, einen hohen Anteil an Neuentwicklungen beinhaltet, abweichende und individuelle Prozesse notwendig sind und diese eine eigene Organisation erfordert. Typische Beispiele sind Anlagen der Automatisierungstechnik mit einer Integration in eine bestehende Fertigungslinie und spezielle Merkmale und Funktionalitäten.

Definition Projektkalkulation

Wir beziehen uns in unserer Sicht auf Handelsprojekte oder auf Anlagen- oder Maschinenprojekte.
Die Projektkalkulation ist die Kalkulation der Kosten und der Umsätze für ein Projekt. In der allgemeinen Projektkalkulation findet man die Top-Down Kalkulation, wenn die Projektverantwortlichen sich aus einer übergeordneten Sicht an die Kosten und Umsätze annähern wollen. Diese Sicht nutzt jedoch nur in einem sehr frühen Status, wenn grundlegende Entscheidungen getroffen werden.
Mit einer Bottom-Up Kalkulation gehen Unternehmen weit jedoch weit über die erste Aufwandsschätzung hinaus. Die Projektverantwortlichen legen gemeinsam mit der Konstruktion und der Arbeitsvorbereitung Arbeitspläne, Baugruppen und Stücklisten fest. Das Ziel ist, für die gültige Spezifikation eine belastbare Aufwandsabschätzung zu erreichen, die wie eine Vorkalkulation aufgebaut ist. Wenn Risiken mit Kostenwirkungen bestehen, können diese eingearbeitet werden.

Berechnung Projektkalkulation

Die Projektkalkulation kann wie eine Vorkalkulation aufgebaut sein und ein ähnliches Schema nutzen.

Die Positionen einer Projektkalkulation sind

  • Baugruppen und Materialteile für die Ausführung der Spezifikation und für die Entwicklung.
  • Fremdleistungen für alle Arbeiten, die nicht intern geleistet werden bis hin zu Prüfungen und Dokumentationen
  • Arbeitspakete für die Entwicklung und Konstruktion der Spezifikationen
  • Arbeitsgänge für die Bearbeitung durch Werker und Maschinen
  • Kosten für die Prüfung, Abnahme, Transport, Inbetriebnahme und Einweisung oder Support
  • Kosten für die Finanzierung des Auftrages und die Avalgebühren
  • Eventuelle kalkulatorische Kosten, zum Beispiel durch Nichterfüllung und Nacharbeit bis hin zu Vertragsstrafen
  • Bei Handelsprojekten entstehen zum Beispiel besondere Kosten durch Zölle und Gebühren, individuelle Produktverpackungen, Logistikaufgaben, durch Entsorgung, durch Restanten oder Rücknahmeverpflichtungen, durch Serviceleistungen und Garantie.

Bei der Projektkalkulation ist es wichtig, unterschiedliche Absatz- und Beschaffungsmengen durchzurechnen.
Jede Kostenposition wird Terminen zugeordnet, ebenso jede Erlösposition.

Terminliche Strukturierung einer Projektkalkulation

Projekte haben im Start und Ablauf eine hohe Termindynamik. Daher ist es wichtig, mit einer Netzplantechnik zu arbeiten, zeitliche Bezüge zwischen den einzelnen Kosten- und Umsatzpositionen herzustellen und Meilensteine zu definieren. Außerdem ist eine terminlich dynamische Kosten-, Umsatz- und Liquiditätsplanung hilfreich, zum Beispiel über die gesamte Dauer der Projektführung.

Ergebnisse einer Projektkalkulation

Eine Projektergebnisrechnung bis zum Deckungsbeitrag 3 über die gesamte Projektdauer, für jedes betroffene Jahr und für jeden einzelnen Monat.
Eine Projektliquiditätsrechnung über die gesamte Projektdauer für jedes betroffene Jahr und für jeden einzelnen Monat.

Praxistipp

Es ist sinnvoll, jede Erlös- und Kostenposition einem Sachkonto der Finanzbuchhaltung zuzuordnen. Damit erreicht der Projektverantwortliche, dass er die Projektplanung in die Gesamtplanung integrieren kann. Sie vereinfachten dadurch die mitlaufende Nachkalkulation. Projekte sollen zum Beispiel in der Kostenrechnung als definierter Kostenträger geführt werden. Sie können dadurch Diskussionen über Budgetverteilungen und hypothetische Aufwandspositionen versachlichen.
Bei größeren Projekten ist es zum Beispiel sinnvoll, ein separates Finanzkonto zu führen und über dieses alle Zahlungsströme abzuwickeln. Kreditinstitute oder spezialisierte Projektfinanzierer profitieren von einer detaillierten Projektkalkulation und einer nachvollziehbaren Kostenführung.

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