Key Performance Indicator KPI

Wer die Key Performance Indicator, also KPI’s seines Unternehmens messbar macht, erhöht die Transparenz an den Stellen, auf die es ankommt. Wenn man Schlüsselkennzahlen bei den Zielvereinbarungen seiner Mitarbeiter berücksichtigt, betätigt den richtigen Stellhebel. „Miss es oder vergiss es“ ist deshalb der Leitspruch, wenn es darum geht, in KMU’s Leistungskriterien für die Führung eines Unternehmens festzulegen.

Was versteht man unter einem Key Performance Indicator (KPI)

Man nennt die Schlüsselkennzahlen eines Betriebes auch Key Performance Indicators, oder kurz KPI’s. Viele Kennzahlen spiegeln in einer Form die Leistung eines Betriebes wider, es gibt jedoch einige wenige, die sich tatsächlich mit dem springenden Punkt befassen und diesen verstehbar machen.

Schlüsselkennzahlen in Unternehmen

Wozu benötigt man überhaupt Schlüsselkennzahlen

Controller und Data Scientists legen ein Netz aus Kennzahlen über ein Unternehmen. Diese betreffen Leistungen, Produkte, Prozesse, Geschäftspartner, Assets, Liabilities und vieles mehr. Die Kennzahlen werden ermittelt, kontrolliert und bewertet. Sie sollen Handlungsimpulse geben, wenn Abweichungen von den Zielvorgaben bestehen. Sind alle Kennzahlen gleich wichtig? Ein hochseetaugliches Schiff verfügt über enorme Technik und der Kapitän steuert von einer imposanten Brücke aus. Für einen Kapitän sind jedoch nur wenige Kennzahlen wichtig. Wenn er wirklich darauf fokussiert ist, seinen Zielhafen zu erreichen, prüft er die Abweichung der gefahrenen Route zum Kurs und die durchschnittliche Geschwindigkeit. Für ihn sind jedoch auch der verbleibende Treibstoff und die Sturmwarnungen wichtig. Nachdem er diese Werte geprüft hat, könnte er noch nach den verbleibenden Nahrungsrationen pro Besatzungsmitglied und der Anzahl der ernsthaft erkrankten Matrosen fragen.

Wenn man sich in der Führung eines Schiffes oder eines KMU’s auf das Wesentliche konzentrieren möchte, achtet man also auf seine Key Performance Indikators.

Die Schlüsselkennzahlen sind die richtige Bezugsgröße für die Zielvereinbarung mit Führungskräften und Mitarbeitern. Wer KPI’s kommuniziert, zeigt seine Prioritäten und macht deutlich, worauf es ihm wirklich ankommt. Er macht verständlich, auf was er seine Geschäftsstrategie abstellt.

Branchenverbände oder andere Institutionen schlagen KPI’s vor und bilden Normungsausschüsse, um belastbare Benchmarks zu schaffen und den Fokus zu lenken.

Anforderung an KPI und ihre Verwendung

Es ist eine Leistungskennzahl, die sich zählen, messen und vergleichen lässt und die den Fokus auf das Geschäftsmodell, die Schlüsselprodukte oder die Schlüsselleistungen legt. Sie nutzen gegenüber den Geschäftspartnern als Nachweis. Intern werden sie eingesetzt, um Ziele zu vereinbaren und Mitarbeiter oder Ressourcen zu bewerten.

Beispiele für Key Performance Indicator in KMU‘s

KPI’s für bestimmte Geschäftsmodelle

Am Beispiel von Geschäftsmodellen wird deutlich, was wirklich den Ertragshebel ausmacht und was im Focus steht.

Das sind beispielsweise:

  • verkaufte Tintendrucker und mit der Perspektive von verkaufbaren Original Tintenpatronen
  • verkaufte Kaffeevollautomaten mit der Aussicht auf den Verkauf eigener Kaffeetabs
  • Seitenbesucher eines Shops
  • Anzahl von platzierten POS Systemen oder digitalen Produkt Konfiguratoren bei Kunden und die Aussicht auf starke Nutzung und Verbreitung

Key Performance Indicator für den Vertrieb, einzelne Beispiele

Im Vertrieb eines Unternehmens kann die Neukundengewinnung in einem Teilmarkt eine übergeordnete Rolle spielen, damit die Geschäftsstrategie im Ganzen aufgeht. KPI’s können die Anzahl der Neukunden des Teilmarktes und die anfallenden Kosten der Neukunden Akquisition sein.

KPI’s für die Produktion, verschiedene Beispiele

Ein KPI ist die Gesamtanlageneffektivität, also das Verhältnis von tatsächlicher Auslastung zu möglichen Betriebsstunden. Schlüsselbedeutung können auch die durchschnittlichen Durchlaufzeiten eines Produktes in der Produktion, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer der Arbeitsvorbereitung für Produktvarianten, die Anzahl der ausgelieferten fehlerhaften Produkte oder die Auslastung von Maschinen haben.

Schlüsselkennzahlen des Handels

  • die Umschlagsdauer von Kommissionsware oder NOS-Ware auf der Fläche
  • die Stunden oder Tage Regallücke (out of stock)
  • die verkauften Produkte innerhalb der Mindesthaltbarkeit (sold within freshness date)
  • die rechtzeitige und vollständige Lieferung durch die Lieferanten (on time – in full)

Eine Schlüsselkennzahl aus dem Finanzbereich

  • der Cash-to-Cash Zyklus, also die Tage ab der Zahlung an den Lieferanten bis zum Zahlungseingang des Kunden oder der durchschnittlichen Kapitalbindung des Working Capitals

Beispiele für KPI’s aus verschiedenen Bereichen

  • die Anzahl von neuen Produkten für ein favorisiertes Segment
  • die durchschnittliche Bearbeitungsdauer einer Service-Anfrage
  • in der IT können die Anzahl der offenen gegenüber den geklärten Tickets oder die Anzahl der wiedereröffneten Tickets wichtig sein. Wenn ein Unternehmen wächst, kann das Verhältnis von Support zu Nutzern eine wichtige KPI sein. Wenn es tiefere Änderungen in der IT gibt, kann die durchschnittliche Zeit in Tagen zwischen Systemfehlern eine Schlüsselkennzahl sein.

Key Performance Indicator in Unternehmen implementieren

Der erste Schritt ist herauszuarbeiten, auf was die Geschäftsstrategie oder die Schlüsselleistungen eines Bereiches aufbauen. Danach bestimmt man, welche Produkte und Leistungen sowie Prozesse damit verbunden sind. Handelt es sich um Produkte oder Leistungen, so legt man genau die Daten fest, die gemessen und verglichen werden sollen. Geht es um Prozesse, so definiert man die entscheidenden Teilprozesse, Arbeitsschritte sowie die Ereignisse und Werte, die bedeutend sind. Oft wählt man KPI’s aus, wenn dafür in der Branche Benchmarks vorliegen oder wenn man damit die Geschäftspartner bewertet wird. Denn hier sind die Vergleiche wirklich relevant.

Schlüsselkennzahlen in KMU’s müssen abbilden, worauf sich das Geschäftsmodell und die erwarteten Erträge stützen. Wenn sich Unternehmen in Veränderungsprozessen befinden ist es wichtig, die richtigen neuen Kennzahlen zu definieren und zu verankern. Oft ziehen KMU’s neutrale Dritte hinzu, denn sie können wichtige Impulse und Anregungen für Benchmarks geben.

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