Arbeitszeitkonto und Arbeitsmodelle

Ein Arbeitszeitkonto ist ein Steuerungselement dafür, wenn Unternehmen flexible Arbeitsmodelle nutzen wollen. Zeitkonten werden im Mittelstand mit einem sinnvollen Arbeitszeitmodell kombiniert, so dass sie den Unternehmen und den Mitarbeitern die maximalen Vorteile bieten. Die Mitarbeiterführung wird noch einmal neu gefordert. Die Führungskräfte müssen gezielt mit den Personalkapazitäten umgehen und konzentriert ihre Führungsaufgaben wahrnehmen. Die Unternehmen reifen durch Arbeitszeitkonto und Arbeitszeitmodelle in der Mitarbeiterführung und der Organisation, aber es braucht ständige Impulse, damit sich Situation nicht festfahren und die Effekte verloren gehen.

Arbeitszeitkonto und Arbeitsmodelle, Potentiale nicht genutzt

In Befragungen geben rund 2/3 der Unternehmer an, dass sie positiven Effekte von Arbeitszeitkonten und Arbeitsmodellen kennen und bereits in der Vergangenheit davon profitierten. In der aktuellen Situation nutzen die Unternehmer die Möglichkeiten nur nachlässig, um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern, die Flexibilität zu erhöhen und die Mitarbeiter zu binden. Als Gründe dafür nennen sie eine gewissen Gefangenheit im Tagesgeschäft. Viele scheuen den organisatorischen Aufwand und einige sagen, dass es einen Impuls von Außen braucht, um alle Führungskräfte und Mitarbeiter noch einmal zu motivieren und den Ball wieder konzentriert aufzunehmen. Dennoch sind fast alle der Meinung, dass Ihr Unternehmen auch zukünftig profitieren könnte, wenn die Aufgabe wieder hoch priorisiert würde.

Das Arbeitszeitkonto als Basis für Arbeitsmodelle

Das Arbeitszeitkonto ist in deutschen Unternehmen sehr verbreitet, denn es bietet Vorteile für die Mitarbeiter und das Unternehmen. Unternehmen führen für ihre Mitarbeiter Arbeitszeitkonten, die auch Kurzzeitkonten genannt werden. In diese können Arbeitsstunden eingezahlt oder entnommen werden. Die Unternehmen können sich optimal auf saisonale oder individuelle Schwankungen anpassen. Vor allem die produzierenden, aber sogar auch die administrativen Bereiche gewinnen an Effektivität. Die Mitarbeiter können durch die angesparten Zeiten profitieren und auch längere, zusammenhängende Zeiträume zu ihrer Erholung nutzen. Wenn Arbeitszeitkonten konsequent und nach fairen Spielregeln genutzt werden, gewinnen die Unternehmen an Wirtschaftlichkeit und die Attraktivität als Arbeitgeber steigt.

Die wichtigen Elemente eines Arbeitszeitkontos

Arbeitszeitkonto und Arbeitsmodelle  kombinieren

Damit Unternehmen und Mitarbeiter maximal von der möglichen Flexibilität profitieren, müssen sie die Spielregeln bewusst vereinbaren. Wenn Arbeitsmodelle den Rahmen für ein Arbeitszeitkonto vorgeben, wird die Organisation entlastet. Diese beschreiben wir in der Folge, doch zunächst ein Blick auf das Zeitkonto mit seinen Anforderungen.

Die Einheit eines Zeitkontos ist Stunden

Das Arbeitszeitkonto wird in „Stunden“ geführt. Leistet der Mitarbeiter mehr als vertraglich vereinbart, so werden die Stunden dem Konto gutgeschrieben. Entnimmt der Mitarbeiter jedoch Stunden, so werden diese vom Saldo des Kontos abgezogen.

Arbeitsmodelle und Bewertung des Arbeitszeitkontos

Für die Stunden, die auf das Arbeitszeitkonto eingezahlt werden, entstehen weder Kosten noch werden Zuschläge berechnet. Zum Jahresende werden die Stunden mit dem individuellen Stundensatz des Mitarbeiters und der Lohnnebenkosten bewertet. Dies ist die Grundlage zur Berechnung der Rückstellungen für Personalkosten aus den Zeitkonten. Veränderungen der Rückstellungen werden daher wirksam für die Ergebnisrechnung, sie führen jedoch nicht zu einem Liquiditätsabfluss.

Ausgleichszeitraum für ein Zeitkonto

Für die Zeitkonten sollte ein Zeitraum definieren werden, in dem ein Ausgleich erfolgen soll. Die angesammelten Mehrstunden sollen also in diesem Zeitraum abgebaut oder die Minusstunden sollen wieder nachgearbeitet werden. Dieser Zeitraum sollte zwischen 6 Monaten und einem Jahr liegen. Das Arbeitszeitgesetz sieht vor, dass Arbeitszeiten über 8 Stunden pro Werktag in einer Spanne von 6 Monaten ausgeglichen werden müssen. Der Ausgleich kann vor, aber auch nach der Mehrarbeit liegen.

Flexible Spanne eines Zeitkontos

Es hängt auch von der Branche, dem Geschäftsmodell und der Auftragssituation eines Unternehmens ab, ob man die Spanne der Zeitkonten eher großzügig oder enger fasst. Wenn nur geringe Schwankungen in der Auftragslage und Auslastung üblich und zu erwarten sind, können Unternehmen und Mitarbeiter sich auf einen Zeitrahmen von 10 bis 20 Stunden einigen. Es gibt allerdings auch Branchen oder Geschäftsmodelle, die einen sehr starken saisonalen Bezug haben. In diesem Fall sind auch bis zu 100 Stunden, individuell auch andere Werte, angemessen.

Arbeitszeitkonto und Arbeitsmodelle aus Sicht der Arbeitnehmer

Arbeitnehmer sind flexibler an Arbeitstagen, auch wenn sie nur stundenweise Freizeit für ihre privaten Belange benötigen. Sie können die beruflichen und die privaten Anforderungen besser abstimmen. Gerade die berufstätigen Mütter schätzen diese Freiheiten, denn sie können souveräner auf die situativen Anforderungen eingehen.

Zeitkonten aus Sicht des Unternehmers

Unternehmer können in hohem Maß flexibel auf die Auftragslage eingehen. Die Wirtschaftlichkeit und Effektivität der produzierenden und verwaltenden Bereiche erhöhen sich. Die Personalkosten bleiben konstant, auch wenn saisonale Spitzen das Unternehmen ansonsten belasten. Die Abteilungen und Mitarbeiter können angefangene Tätigkeiten bis zum sinnvollen Ende ausführen, ohne dass sie das übliche Ende der Arbeitszeit berücksichtigen müssen. Über das Jahr hinweg reduzieren sich die Überstunden, denn man nutzt die Wochen mit schwacher Arbeitsbelastung konsequent für Freizeit. Wenn also Überstunden entstehen, so können diese meist aus dem bis dahin gewonnenen Zeitguthaben geleistet werden.

Arbeitszeitkonto und Arbeitsmodelle

Arbeitszeitkonten sind lediglich ein Instrument, um schwankende Arbeitszeiten abzurechnen. Häufig kombinieren Unternehmen Zeitkonto und Arbeitszeitmodelle.

Gleitzeitmodell

Ein Gleitzeitmodell liegt vor, wenn Mitarbeiter in einer Kernarbeitszeit anwesend sein müssen und darüber hinaus in Absprache selbst über den Beginn und das Ende eines Arbeitstages entscheiden können. Diese individuelle Lösung ist für Produktionsbetriebe je nach Fertigungsart eher nachteilhaft. Daher sind in der Produktion eher Modelle günstig, die für eine bestimmte Gruppe gelten.

Funktionszeitmodell

Die Funktionszeit gibt den Mitarbeitern eine maximale Gestaltungsfreiheit. Sie zielt nur darauf, dass der Mitarbeiter die Anforderungen aus seiner Funktion erfüllt. Ob der Mitarbeiter beispielsweise die Angebote morgens oder am späten Nachmittag schreibt, ist in diesem Fall unwesentlich. Weil auch die Kernzeitanwesenheit entfällt, sind besondere organisatorische Maßnahmen notwendig. Im Bereich der gehobenen Dienstleistungen, in sozialen Berufen oder in der Produktion in Gruppenarbeitsmodellen oder der individuellen Werkstattfertigung kann dieses Modell sehr sinnvoll sein.

Vertrauensarbeitszeit

Die Beschäftigten organisieren ihre Arbeitszeiten weitgehend autonom innerhalb eines Anforderungsrahmens. Unternehmen und Mitarbeiter profitieren von enormen Freiheitsgraden und hoher Identifikation mit der Arbeit. Die Steuerung erfolgt über allgemeine Zielvorgaben oder konkrete Ziele für Projekte. Häufig verzichtet der Arbeitgeber auf die üblichen Zeitnachweise. Voraussetzung ist eine ausgeprägte Vertrauenskultur. Dies setzt voraus, dass die Führungskräfte und die Mitarbeiter permanent überprüfen können, ob sie ihre Ziele erreicht haben oder ob sie noch tätig sein müssen, um die Ziele zu erreichen und einzuhalten.

Die Mitarbeiter benötigen eine ausgeprägte Selbstorganisation und Selbstführung. Die Organisation des Unternehmens muss stabil und gereift sein, um mit diesen Freiheitsgraden umgehen zu können. Dieses Modell ist also nur für einen engeren Personenkreis geeignet, insbesondere im Bereich der gehobenen Dienstleistungen oder im Vertrieb. Dennoch vereinbaren die Führungskräfte meist feste Zeitblöcke, in denen sie sich mit den Mitarbeitern abstimmen. Auch für Besprechungen im Team, mit Kunden oder mit Lieferanten sind solche Kernblöcke wichtig. Wenn die Teamkultur nicht bewusst gefördert wird, besteht die Gefahr, das Teams auseinanderfallen, wichtige Mitarbeiter abwandern und die einheitliche Zielorientierung verloren geht.

Arbeitszeitkonto und Arbeitsmodelle aus Sicht der Unternehmensberatung

Arbeitszeitkonten und Arbeitsmodelle sind enorm wichtig für den Mittelstand. Auf der einen Seite müssen die Unternehmen attraktiv für ihre bestehenden Mitarbeiter und den Arbeitsmarkt sein. Auf der anderen Seite stehen die Unternehmen unter einem enormen Druck, ständig die Wirtschaftlichkeit und Effektivität aller Arbeiten zu erhöhen, insbesondere der Administration. Saisonale Schwankungen können nicht mehr sinnvoll mit der Produktion von Lagerbeständen aufgefangen werden, denn die Kapitalbindung, das Nachfragerisiko und die Logistikkosten sind zu hoch. Daher ist es unerlässlich, die Zeitkonten mit Nachdruck und Konsequenz innerhalb der vereinbarten Spielregeln zu nutzen. Unternehmer und Führungskräfte müssen eingefahrene Situationen ständig überprüfen, neu gestaltet und beleben. Eine bewusste und intensive Nutzung der Kapazitäten in allen Bereichen ermöglicht die notwendige Stabilisierung der Ertragslage.

Arbeitszeitmodelle sind im Zusammenhang mit Arbeitszeitkonten sinnvolle organisatorische Rahmen. Unternehmen reifen durch die Anforderungen aus der Flexibilisierung der Arbeitszeit, denn diese fordern Zielvereinbarungen, Dokumentationen und Vertretungen.

Die Dokumentation der Zeiten kann man individuell vereinbaren. Wichtig ist nur, das Führungskräfte und Mitarbeiter dem Medium vertrauen und beide einen permanenten Einblick haben.

Führungskräfte sollten sich regelmäßig selbst überprüfen, ob sie ihre Mitarbeiter konsequent führen, damit diese effektiv und wirtschaftlich sinnvoll eingesetzt werden. Dafür sind Zielvereinbarungen, Organisation, Coaching, die eigene Persönlichkeitsentwicklung und Mitarbeiterbefragungen hilfreich. Dies ermöglicht, dass Führungskräfte eine neutrale Messgröße erhalten. It shouldn’t be lonely at the top.

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